Принципы тайм-менеджмента на удаленке

Поговорим о том, как фрилансерам повысить свою продуктивность и организовать рабочий день из дома. Ведь это — основы тайм-менеджмента на удаленке и создания баланса между работой и домом. Советуем всем разобраться в этих основах, чтобы задачи не вызывали нервный тремор, а работать было комфортно и интересно. 

Распорядок дня фрилансера

Одно из ключевых правил — следовать распорядку дня. Это не просто банальный совет, а возможность поддержать нервную систему и обрести равновесие. Только придерживаясь определенного графика, можно успевать и работать, и уделять внимание семье, друзьям и хобби.

Выберите оптимальное время для пробуждения и придерживайтесь его. Первое время понадобится будильник. Просыпаться каждый день в одно и то же время — радость для вашего организма. Благодаря этому биологические часы работают правильно, вырабатывая мелатонин в нужное время и способствуя качественному и приятному сну. Это — основа тайм-менеджмента для фрилансера.

Еще полезные советы по организации графика рабочего дня:

• Уделяйте время своим хобби. Впишите полчаса йоги или чтения в свой график для разгрузки нервной системы
• Проводите время на свежем воздухе и общайтесь с людьми. Фрилансеры часто забывают о важности выхода из дома
• Выделите время на приемы пищи. Следите, чтобы не тратить лишние часы на просмотры новостей, это поможет избежать переедания и улучшит пищеварение
• Не отвлекайтесь на сообщения в мессенджерах. Лучше проверяйте уведомления раз в час или несколько часов, чтобы сохранить концентрацию

Хотите увеличить свою продуктивность и снизить стресс? Попробуйте провести эксперимент: разработайте расписание на эту неделю и придерживайтесь его. Вы увидите, как стали успевать больше сделать и начали меньше нервничать.

Освободить еще больше времени вы можете, если делегируете часть своих задач чат-ботам. Они могут прогревать аудиторию к вашим продуктам и даже отвечать на вопросы клиентов. Это поможет в управлении временем на удаленке.

Дедлайны

Дедлайном называют крайний срок, до которого нужно выполнить задачу, закончить проект или достигнуть установленной цели. Это — еще одно из ключевых понятий в планировании в целом и управления временем на удаленной работе в частности.

С помощью дедлайнов можно создавать выполнимые и конкретные планы для себя, а еще — выполнять вовремя работу для клиентов. 

Правильно расставленные дедлайны помогают:

• вовремя получить результат;
• спланировать совместную деятельность;
• рационально распределить усилия;
• бороться с прокрастинацией;
• повысить свою производительность труда.

Но главное, для чего нужен дедлайн — минимизация самосаботажа. Когда срок не установлен, то можно задачу переносить бесконечно, чаще всего безболезненно и даже без угрызений совести. Например, можно писать статью для блога 2-3 месяца. Но не из-за отсутствия сил или времени, а просто из-за нежелания начинать.

И тогда начнутся отговорки «я устал», «нет вдохновения», «нет сил».

Когда дедлайн установлен — внутри начинает работать таймер с обратным отсчетом. Он беспокоит и подталкивает к действию.

Чтобы работа в онлайне приносила удовольствие, советуем ставить два дедлайна — внешний и внутренний:

• Внешний. Его нужно установить и озвучить для клиента. Это — срок, в который задача будет выполнена.
• Внутренний. Его нужно установить для себя, клиенту о нем знать не нужно. Внутренний дедлайн всегда меньше внешнего, чтобы было время на внезапные дела, срочные задачи или просто неучтенные сложности с задачей. 

Если ставить дедлайны в таком режиме — работать станет проще, а выполнять дедлайны легче. 

Вот еще несколько советов по работе с дедлайнами:

• Обоснование. Срок должен быть обоснован сложностью и срочностью выполнения. Если создавать произвольные сроки, это толкает на его нарушение — вдруг не получится к этому сроку все подготовить или наоборот, слишком далеко, чтобы начинать. Не стоит брать дедлайн с потолка. 
• Резерв времени. Для каждой задачи нужно учитывать не только возможность ее выполнить, но и запас на случай форс-мажора в размере 20-40% времени. Например, если нужно изучить целевую аудиторию и на это обычно требуется 6 часов, то стоит указывать 12. Вдруг выключат свет, прорвет воду, нападет внезапный сон или случится что-то еще. 
• Пессимизм. Составляя расписание, стоит ориентироваться на неудачные прогнозы. Если все пройдет по пессимистичному плану — вы будете к этому готовы и планы будут выполнены. А если все выйдет лучше — можно закрыть задачу досрочно или скорректировать ее.

И последний совет — не ставьте дедлайны там, где вы не можете повлиять на скорость и качество результата. Если нельзя предугадать действия других людей и качество их продукта — пусть дедлайн ставят они. Например, можно нанять SMM-щика для раскрутки блога, но неизвестно, когда он приведет блог к хорошим результатам и сможет ли он вообще их добиться. 

Отвлекающие факторы

Основное, что нужно сделать — убрать телефон и заставить его замолчать. Часто именно смартфон становится причиной большинства отвлечений от рабочих задач. Время за ним пролетает незаметно, но весь тайм-менеджмент и ответственность страдает, потому что потерянное время придется наверстывать.

Второй по популярности отвлекающий фактор — семья. Постоянно кому-то нужна помощь, совет, ответы на вопросы, проверка домашнего задания или что-то еще. Важно заранее определить часы, в которые вас нельзя беспокоить. 

Организованный рабочий процесс

Самый важный элемент тайм-менеджмента — закрепление рабочих часов. О том, когда вы работаете, должны знать все — родители, дети, братья, сестры, другие чьены семьи, соседи и, конечно, клиенты.  

Дальше процесс зависит от типа работы:

• проектная — ориентирована на результат, работать можно в любые часы в рамках дедлайна;
• сервисная — ориентирована на работу в определенные часы в соответствии с графиком, нужно выполнять свои задачи в это время.

Если работа сервисная — придется договариваться с семьей или уходить на рабочие часы в коворкинги, кафе, парки, скверы. 

Если работа проектная и нужен только результат — можно выбрать часы, когда вас никто не тревожит и работа выполняется максимально эффективно. 

Обязательно в течение дня нужно устраивать перерывы — выделите время, чтобы обедать или ужинать, ходить в магазин, разминаться или просто отдыхать. 

Ритуалы

Вся наша жизнь строится на ритуалах, которых мы даже не замечаем. Например, до работы нужно ехать на метро или электричке, потом — кофе с коллегами, проверка почты и только потом начало дня. Без таких ритуалов часто сложно настроиться на рабочий процесс. 

Для удаленной работы можно придумать свои ритуалы, которые будут повторяться каждый день. Это тоже поможет настроиться и начать выполнять задачи. Например, можно прогуляться с утра до магазина или кофейни, потом разобрать почту и начать задачи. 

Прислушивайтесь к себе и выбирайте то, что вам комфортно делать перед рабочим днем. Это очень помогает во внутренних ощущениях и настроении. 

Многозадачность

В этом режиме может работать далеко не каждый, подобная нагрузка легко может стать причиной стресса и даже болезней. Если в многозадачности нет необходимости — нужно распределить все задачи на 4 группы:

• важные, срочные;
• важные, не срочные;
• не важные, срочные;
• не важные, не срочные.

Затем определите для каждой задачи время и границы, в которые вы можете его выполнить. И сосредотачивайтесь каждый раз именно на той работе, для которой было выделено время. Это поможет выполнять все вовремя, не сжигать дедлайны и не нервничать. 

Удобное рабочее место

Это не заметно, но часто в офисах работать проще из-за организации рабочих мест и их восприятия. Чтобы домашнее рабочее место стало таким же удобным — нужно создать отдельное пространство. Просто купить стол и стул недостаточно. 

Как этого добиться:

• Рабочая зона. Ее нужно отделить от остального пространства, оборудовать техникой и мебелью, которая будет связана только с работой.
• Система хранения. Если площадь квартиры не позволяет оборудовать полноценный кабинет — все рабочие вещи лучше убирать в коробку или отделять ширмой от «домашней» зоны. Иначе даже в выходные или вечером все будет напоминать о бесконечной работе.  

Метод постановки задач

Важно научиться правильно ставить сложные и не очень задачи перед собой. Грамотно составленный список дел на день – база успешного рабочего процесса. Это поможет вам справляться со всеми задачами вовремя и правильно распределять приоритеты.

Техника SMART для увеличения эффективности

S – конкретность

Задача должна содержать четкие критерии и сроки. Вместо «раскачать свой блог», используйте «привлечь 10.000 новых подписчиков за месяц».

M – измеримость

У задачи должны быть четкие результаты. Критерии, по достижению которых она будет считаться выполненной.

A – достижимость

Необходимо реалистично оценивать свои способности и быть уверенным в том, что цели достижимы.

R – значимость

Задача должна быть ценной, а ее выполнение должно нести пользу.

T – ограничение по времени

Поставьте конкретный дедлайн для выполнения задачи.

Pomodoro – эффективный способ избежать выгорания

Распределяйте время между работой и отдыхом грамотно, и вы обязательно получите результат.

Суть техники тайм-менеджмента Помидор:

• работайте над задачей 25 минут
• отдыхайте 5 минут
• повторите 4 таких цикла (2 часа) и сделайте большой перерыв 15-30 минут

Почему этот способ эффективен? После выполнения каждой небольшой задачи у нас вырабатывается дофамин, заставляя чувствовать себя счастливее.

Задача со звездочкой: попробуйте выключить телефон или хотя бы уведомления во время рабочего цикла. Смартфоны вызывают у нас постоянное беспокойство, ведь мы всё время проверяем их. Отказаться от уведомлений даже на полчаса кажется невозможным, вдруг мы упустим что-то важное.

Поверьте, через неделю работы с выключенными уведомлениями ваш мозг адаптируется и больше не нужно будет специально отключать телефон. Вы будете понимать, что сможете ответить всем после 25 минут непрерывной работы.

---

Хотите улучшить свою продуктивность? Для этого необходимо постоянно получать новые и актуальные знания.

Учет рабочего времени

Этот пункт зависит от его цели — учитывать для работодателя и оплаты труда или для себя. 

Контроль и учет рабочего времени ведут руководители, чтобы рассчитывать зарплату и премии для сотрудников. В этом случае обычно используют специальные программы для отслеживания действий пользователя на экране или рассчитывают по часам, что должен был успеть сделать сотрудник. 

Для себя учет рабочего времени вести тоже нужно. Это важно не только для тайм-менеджмента на удаленной работе, но и для внутреннего баланса. Чем помогает учет времени:

• понять, сколько времени и сил уходит на проект в месяц;
• сколько рабочих часов в неделе и месяце, как это соотносится с оплатой;
• сколько часов занимает конкретная задача.

Ведение учета времени помогает составлять планы и контролировать дедлайны. Например, если вы знаете, что на задачу уйдет 4 часа, то вы сможете запланировать на нее эти часы, а не пытаться с горящим дедлайном успеть за 2 часа.

Или другой пример — если вы рассчитали, что проект отбирает все рабочие часы в месяц и из-за этого приходится работать сверхурочно либо недополучать в зарплате — нужно что-то менять. Или искать другой проект, или просить увеличить оплату.

В обратную сторону это тоже работает — может оказаться, что проект занимает все время, но оплата достойно покрывает труд.

* Организация Meta, а также её продукты Instagram и Facebook, на которые мы можем ссылаться в статьях, признаны экстремистскими на территории РФ

---

Читайте другие статьи нашего блога:

• Новые правила Инстаграма и риски блокировки: что нужно знать и как действовать
• Воронка в Инстаграм: что это, как создать и настроить
• Как раскрутить и вести бизнес аккаунт в Инстаграм: стратегия продвижения бизнеса Instagram
• Как посчитать и повысить вовлеченность в Инстаграм
• Как быстро готовить контент и развивать каналы: интервью с Генрихом Кремером